Kallein integraationne on palkkalistoilla
Teillä on jo integraatiot. Ne vain tehdään käsin, ja ne maksavat palkkaa. Jokainen käsin järjestelmästä toiseen naputeltu rivi on integraatio, joka tekee 1–3 % virheitä, ei jätä lokia ja jää lomalle heinäkuussa.
Sama tieto syötetään kahteen järjestelmään käsin.
Se on integraatio, kallein mahdollinen sellainen.
Kysymys ei ole siitä, hankitteko integraatiot, vaan siitä, jatkatteko niiden maksamista tuntipalkalla. Manuaalinen tiedonsiirto on integraatiokerros, joka vain on toteutettu kalleimmalla mahdollisella teknologialla: ihmisen työajalla. Kukaan ei näe summaa, koska se on siroteltu toimenkuviin eikä millään budjettirivillä lue "integraatiot".
Käsin syötetyssä datassa on tyypillisesti 1–3 % virheitä. Jokainen näppäilyvirhe on hyvityslasku, väärä toimitus tai selvittelypuhelu, ja ne maksetaan erikseen, siirtotyön päälle.
Kun ihminen siirtää tiedon, mistään ei jää jälkeä siitä mitä siirrettiin, milloin ja mitä jäi siirtämättä. Ohjelmallinen integraatio kirjaa jokaisen rivin.
Ihmisliittymän käytettävyys ei ole 99,9 %. Se on poissa heinäkuun, kipeänä flunssakaudella ja kiireinen juuri silloin kun tarve on suurimmillaan. Silloin siirrot odottavat, tai ne tekee joku, joka ei osaa.
Esimerkkitapaus tukkukaupasta, jossa ostolaskuja käsitellään joka päivä. Tilanne, jonka näemme jatkuvasti. Luvut ovat havainnollistavia, mutta rakenne on aina sama.
Ostolaskut saapuvat sähköpostilla ja PDF:nä, mutta kirjanpitojärjestelmä ei lue niitä itse. Neljä ihmistä (osto, kirjanpito, taloushallinto) käyttää osan jokaisesta työpäivästä samojen laskurivien täsmäyttämiseen tilauksiin ja näppäilyyn kirjanpitoon. Johto nyökkää, koska "hehän vain käsittelevät laskuja". Kukaan ei ole laskenut aikaa yhteen ihmisten ja kuukausien yli.
Kun täsmäytystyö lasketaan yhteen kuukaudesta toiseen, summa yllättää, eikä siinä ole vielä mukana virheistä syntyviä jälkiselvittelyjä: väärä tili, kahteen kertaan maksettu lasku tai vasta myöhemmin huomattu virhesumma.
Ei kuukausien järjestelmähanketta. Automatisoitiin vain kaksi suurinta virtaa: ostolaskujen tiedot sähköpostista ja verkkolaskuoperaattorilta suoraan kirjanpitoon, ja täsmäytys tilausjärjestelmää vasten. Loput jätettiin toistaiseksi ennalleen.
Mittarit: tunteja viikossa takaisin taloushallinnon asiantuntijatyöhön, virheistä johtuva jälkiselvittely romahti, ja laskut täsmäytyvät myös kuukauden kiireisimpinä päivinä. Muistettavin lopputulos: kustannus, joka ennen oli piilossa palkkarivillä, on nyt näkyvä, ennustettava ja pienempi.
Syötä oman organisaationne luvut: laskin arvioi manuaalisen tiedonsiirron vuosikustannuksen ja vertaa sitä tilanteeseen, jossa suurimmat tietovirrat on automatisoitu.
Laskimen oletukset ja tulokset ovat havainnollistavia esimerkkejä, eivät sitoumus tai tarjous. Tarkka luku selviää vain katsomalla teidän tietovirtanne: se on kuntokartoituksen tehtävä.
Tilauksia, laskuja tai tuotetietoja naputellaan käsin järjestelmästä toiseen joka viikko, eikä kukaan ole koskaan laskenut sitä aikaa yhteen ihmisten ja tietovirtojen yli.
Kiinteä hinta, kaksi viikkoa, kirjallinen raportti. Kartoitus listaa manuaaliset siirtoketjut ja muut liittymät, hinnoittelee nykytilan ja priorisoi korjaukset. Päätökset voi sitten tehdä paperista, ei mutusta.
Sivun esimerkkitapaus on yleistetty ja luvut ovat havainnollistavia: ne kuvaavat tyypillistä tilannetta, eivät yksittäistä nimettyä asiakasta.