Tilaustieto on hajallaan sähköposteissa
Lähtötilanne
Toimitustieto on eri ihmisten sähköposteissa ja viestiketjuissa. Kokonaiskuvan muodostaminen vie aikaa, eikä voi olla varma, ettei jokin muutos ole jäänyt huomaamatta.
- ✕Vahvistukset ja viivästysilmoitukset ovat hajallaan useissa postilaatikoissa.
- ✕Toimitusten ajoitusta seurataan käsin ja muistin varassa.
- ✕Muutos tai peruutus voi jäädä huomaamatta, ja ongelma huomataan vasta tuotannossa.
Ratkaisu
Tekoäly lukee tilauksiin liittyvät sähköpostit ja kokoaa toimitustilanteen yhteen näkymään.
- ✓Jokainen vahvistus, viive ja peruutus tulkitaan viestistä ja tallennetaan.
- ✓Poikkeamat nostetaan esiin, ja ihminen käsittelee vain ne.
- ✓Raportti ja valvomonäkymä näyttävät tilanteen ilman käsin kirjaamista.
Näin toimitustilanne näkyy valvomossa
Tekoäly lukee Tilaukset (AI) -kansion viestit ja pitää valvomonäkymän ajan tasalla. Vihreä rivi on aikataulussa, keltainen viivästyy ja punainen vaatii toimenpiteen. Avaa rivin viesti tai valitse ketju oikealta, niin näet alkuperäisen sähköpostin.
| Tilaus | Tuote | Toimittaja | Vahvistettu | ETA | Tila | Viesti |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PO-48229 | Kuulalaakeri 62052 000 kpl | Laakeri-Mäkelä Oy | pe 16.10. | Peruuntunut | Avaa viesti | |
| PO-48226 | Taajuusmuuttaja 11 kW6 kpl | Moottoripiste Oy | ke 21.10. | Viivästyy +1 pv | Avaa viesti | |
| PO-48211 | Teräslevy S355, 8 mm12 t | Kaarnateräs Oy | ma 19.10. | ti 27.10. | Aikataulussa | Avaa viesti |
| PO-48214 | Teräspalkki HEA 200, 6 m40 kpl | Palkkimestari Oy | ma 19.10. | ke 28.10. | Aikataulussa | Avaa viesti |
| PO-48223 | Teräslevy S235, 5 mm8 t | Kaarnateräs Oy | ke 21.10. | to 29.10. | Aikataulussa | Avaa viesti |
| PO-48217 | Sähkömoottori 7,5 kW20 kpl | Moottoripiste Oy | ti 20.10. | ma 2.11. | Aikataulussa | Avaa viesti |
| PO-48220 | Ohjauskortti C4 (elektroniikka)500 kpl | Piirilevytukku Oy | ti 20.10. | ti 3.11. | Aikataulussa | Avaa viesti |
| PO-48232 | Ruostumaton teräslevy, 1,5 mm3 t | Kaarnateräs Oy | to 22.10. | ke 4.11. | Aikataulussa | Avaa viesti |
Esimerkki on yleistetty: toimittajat, tilausnumerot ja viestit ovat kuvitteellisia, ja luvut ovat havainnollistavia.
Prosessikaavio
Viestistä tilannekuvaan: mitä tekoäly hoitaa ja milloin ihminen astuu mukaan.
Viestit saapuvat
Toimittajien vahvistukset, viivästysilmoitukset ja lähetysilmoitukset sekä omat lähteneet tilausviestit kertyvät tilauskansioon.
Tekoäly tulkitsee
Tekoäly poimii viestistä tilausnumeron, toimittajan, vahvistuksen, toimituspäivän sekä mahdollisen viivästyksen tai peruutuksen.
Tilanne päivittyy
Tiedot verrataan alkuperäiseen tilaukseen ja tallennetaan yhteiseen tilannekuvaan, jossa jokaisella tilauksella on tila.
Raportointi ja vienti
Päivä- tai viikkoraportti kuuluu aina ratkaisuun. Muut kohteet ovat valinnaisia.
Poikkeamat ihmiselle
Viive, peruutus tai epäselvä viesti ohjataan toimistotyöntekijälle, joka ottaa yhteyttä toimittajaan ja päättää jatkotoimista.
Mitä ratkaisu muuttaa
Seuranta ei enää riipu siitä, kuka muistaa lukea ja kirjata oikean viestin.
-
Tuotannon seisokki on epätodennäköisempi
Inhimilliset unohdukset jäävät pois, joten myöhästyvä toimitus huomataan ajoissa.
-
Ei käsin kirjaamista
Toimistotyöntekijän ei tarvitse viedä tilannetietoja käsin muihin järjestelmiin.
-
Johto ajan tasalla
Tuotantopäällikkö ja muu johto näkevät toimitustilanteen lähes reaaliaikaisesti.
Teknologiavaihtoehdot
Ratkaisu voidaan toteuttaa usealla tavalla. Valitse vaihtoehto ja katso esimerkkiarkkitehtuuri. Tarkka toteutus valitaan asiakkaan nykyisten järjestelmien mukaan.
Microsoft-ympäristössä viestit luetaan Microsoft Graph API:n kautta. Power Automate ohjaa työnkulun, tekoälyagentti (esimerkiksi Copilot Studio tai Azure OpenAI) tulkitsee viestit ja poikkeamat ilmoitetaan toimistotyöntekijälle sähköpostilla tai Power Appsin ja Teamsin kautta. Myös ihmisen toimittajille lähettämät erikoistapausten viestit kulkevat samasta postilaatikosta, joten tekoäly lukee ne mukaan.
Luonteva valinta arkkitehtuuriksi, kun organisaatio käyttää jo Microsoft 365 -palveluita.
UiPath-robotti lukee viestit, ja OpenAI:n kielimalli tulkitsee niiden sisällön rakenteiseen muotoon. Orchestrator ajastaa ja valvoo ajoja, ja poikkeamat ilmoitetaan toimistotyöntekijälle sähköpostilla tai Action Centerin kautta. Myös ihmisen toimittajille lähettämät erikoistapausten viestit kulkevat samasta postilaatikosta, joten tekoäly lukee ne mukaan. Robotti voi viedä tiedot myös vanhoihin järjestelmiin käyttöliittymän kautta, vaikka rajapintaa ei olisi.
Luonteva valinta, kun kohdejärjestelmien joukossa on vanhoja järjestelmiä tai automaatio ja tekoäly halutaan koota yhdelle alustalle.
Valvomonäkymä kevyenä web-sovelluksena
Tilanne voidaan näyttää kevyessä web-sovelluksessa, joka päivittyy lähes reaaliaikaisesti. Alustana voi olla Azure, ja UiPath-vaihtoehdossa myös esimerkiksi AWS.
Raportti analytiikkatyökalulla
Tiedot voi esittää myös analytiikkatyökalun raportilla. Vaihtoehtoina ovat esimerkiksi Power BI, Qlik ja Tableau.
Vienti WMS- ja ERP-järjestelmiin
Tilannetiedot voidaan viedä myös WMS- ja ERP-järjestelmiin. UiPath-vaihtoehdossa robotti voi tehdä viennin käyttöliittymän kautta, vaikka järjestelmässä ei olisi rajapintaa.