Kallein integraationne on palkkalistoilla
Teillä on jo integraatiot. Ne vain tehdään käsin, ja niistä maksetaan palkkaa. Jokainen rivi, joka naputellaan järjestelmästä toiseen, on integraatio. Se tekee 1–3 % virheitä, ei jätä lokia ja jää heinäkuussa lomalle.
Sama tieto syötetään kahteen järjestelmään käsin.
Sekin on integraatio, ja niistä kallein.
Integraatiot teillä on jo. Kysymys on siitä, maksatteko niistä jatkossakin tuntipalkkaa. Käsin tehty tiedonsiirto on integraatiokerros, joka on toteutettu kalleimmalla mahdollisella tekniikalla, ihmisen työajalla. Kukaan ei näe summaa, koska se on hajallaan eri toimenkuvissa eikä yhdelläkään budjettirivillä lue "integraatiot".
Käsin syötetyssä tiedossa on tyypillisesti 1–3 % virheitä. Näppäilyvirheestä seuraa hyvityslasku, väärä toimitus tai selvittelypuhelu. Ne maksetaan erikseen, siirtotyön päälle.
Kun ihminen siirtää tiedon, siitä ei jää jälkeä. Kukaan ei näe, mitä siirrettiin ja milloin tai mitä jäi siirtämättä. Ohjelmallinen integraatio kirjaa jokaisen rivin lokiin.
Ihmisliittymän käytettävyys ei ole 99,9 %. Se on koko heinäkuun lomalla, flunssakaudella sairaana ja kiireinen juuri silloin, kun tarve on suurin. Silloin siirrot odottavat, tai ne tekee joku, joka ei osaa.
Yleistetty esimerkki tukkukaupasta, jossa ostolaskuja käsitellään joka päivä. Näemme saman tilanteen jatkuvasti. Luvut ovat havainnollistavia, mutta rakenne on aina sama.
Ostolaskut saapuvat sähköpostilla ja PDF:nä, eikä kirjanpitojärjestelmä lue niitä itse. Neljä ihmistä ostosta, kirjanpidosta ja taloushallinnosta käyttää osan jokaisesta työpäivästään samaan työhön. He täsmäyttävät samoja laskurivejä tilauksiin ja näppäilevät niitä kirjanpitoon. Johto nyökkää, koska "hehän vain käsittelevät laskuja". Kukaan ei ole laskenut aikaa yhteen kaikilta ihmisiltä ja kuukausilta.
Kun täsmäytykseen kuluvat tunnit lasketaan yhteen koko vuodelta, summa yllättää. Siinä ei ole vielä mukana virheiden jälkiselvittelyä, kuten väärää tiliä, kahteen kertaan maksettua laskua tai vasta myöhemmin huomattua väärää summaa.
Koko taloushallintoa ei uudistettu, eikä kuukausien järjestelmähanketta tarvittu. Ostolaskujen tiedot siirtyvät nyt sähköpostista ja verkkolaskuoperaattorilta suoraan kirjanpitoon, ja laskut täsmäytetään automaattisesti tilausjärjestelmää vasten. Muut tietovirrat jätettiin toistaiseksi ennalleen.
Taloushallinnon asiantuntijatyöhön vapautui tunteja joka viikko. Virheiden jälkiselvittely väheni jyrkästi, ja laskut täsmäytyvät myös kuukauden kiireisimpinä päivinä. Palkkariville piiloutunut kustannus näkyy nyt, ja se on ennustettava ja entistä pienempi.
Syötä oman organisaationne luvut. Laskin arvioi, mitä käsin tehty tiedonsiirto maksaa vuodessa, ja vertaa sitä tilanteeseen, jossa suurimmat tietovirrat on automatisoitu.
Laskimen oletukset ja tulokset ovat havainnollistavia esimerkkejä, eivät sitoumus tai tarjous. Tarkka luku selviää vasta, kun tietovirtanne käydään läpi. Se tehdään kuntokartoituksessa.
Teillä naputellaan tilauksia, laskuja tai tuotetietoja käsin järjestelmästä toiseen joka viikko. Kukaan ei ole koskaan laskenut yhteen, paljonko siihen kuluu aikaa kaikilta ihmisiltä ja kaikissa tietovirroissa.
Kiinteä hinta, kaksi viikkoa ja kirjallinen raportti. Kartoitus listaa käsin tehdyt siirtoketjut ja muut liittymät, laskee nykytilalle hinnan ja asettaa korjaukset tärkeysjärjestykseen. Sen jälkeen päätökset tehdään paperin pohjalta eikä mutulla.
Sivun esimerkkitapaus on yleistetty, ja luvut ovat havainnollistavia. Ne kuvaavat tyypillistä tilannetta, eivät yksittäistä nimettyä asiakasta.