Tieto on dokumenteissa, mutta sitä on vaikea löytää
Lähtötilanne
Tieto on hajallaan sadoissa tai tuhansissa PDF- ja Word-tiedostoissa ja intranetin sivuilla. Oikean kohdan etsiminen vie aikaa, eikä löydöksestä voi aina olla varma.
- ✕Samasta aiheesta on useita ohjeita, ja jokainen käyttää eri sanoja.
- ✕Tavallinen hakusanahaku ei tunnista synonyymejä, lyhenteitä eikä asiayhteyttä.
- ✕Käyttäjän pitää tietää etukäteen, mistä dokumentista vastaus löytyy.
- ✕Yleiset chatbotit eivät tunne yrityksen sisäisiä ohjeita, eikä ohjeita saa syöttää niille.
Ratkaisu (RAG)
RAG (Retrieval-Augmented Generation) hakee ensin vektorihaulla dokumenteista kysymykseen liittyvät kohdat. Kielimalli kirjoittaa vastauksen niiden pohjalta.
- ✓Dokumentit pilkotaan tekstipaloiksi, ja palat muutetaan numeerisiksi vektoreiksi (embeddings).
- ✓Vektorikannasta haetaan palat, jotka vastaavat kysymystä merkitykseltään, vaikka sanat olisivat eri.
- ✓Kielimalli kirjoittaa vastauksen vain löydettyjen palojen pohjalta.
- ✓Jokaisessa vastauksessa on viittaukset lähdedokumentteihin ja sivunumeroihin.
Tyypilliset dokumenttilähteet
Ratkaisu sopii parhaiten silloin, kun työntekijöiden pitää löytää tarkka tieto laajasta sisäisestä dokumentaatiosta.
Näin ratkaisu toimii vaihe vaiheelta
Valitse vaihe, niin näet, mitä siinä tapahtuu.
Katso, mistä vastaus tulee
Valitse esimerkkikysymys. Demo näyttää kysymyksen, dokumenteista löydetyt tekstipalat ja vastauksen, jonka tekoäly kirjoitti niiden pohjalta.
Löydetyt tekstipalat
Vektorihaku löysi nämä kohdat dokumenteista. Kielimalli saa ne vastauksen pohjaksi.
Hyödyt organisaatiolle
Hyödyt
Tieto löytyy nopeammin. Virheitä tulee vähemmän, kun vastauksen voi tarkistaa lähteestä.
Vastaus sekunneissa
Työntekijä saa tiedon sekunneissa. PDF-tiedostoja ei tarvitse selata eikä intranetiä penkoa.
Lähdeviittaukset aina mukana
Vastauksessa on viittaus alkuperäiseen dokumenttiin ja sivunumeroon, joten tiedon voi tarkistaa.
Tieto pysyy yrityksen sisällä
Dokumentit ja vektorikanta ovat yrityksen omassa ympäristössä, joten luottamuksellinen tieto ei päädy ulkopuolisille.
Jatkokäyttö
Samaa ratkaisua voi käyttää organisaatiossa myös muihin tarkoituksiin.
Perehdytysassistentti
Uusi työntekijä löytää ohjeet, prosessikuvaukset ja vastaukset tavallisimpiin kysymyksiin yhdestä paikasta.
Tuki kenttätyöhön
Huolto- ja kunnossapitohenkilöstö näkee puhelimesta heti oikeat työohjeet ja turvallisuusvaatimukset.
Sopimusten haku ja vertailu
Hallinto löytää nopeasti mainonnan, irtisanomisajat tai vastuuehdot useista sopimuksista samanaikaisesti.
Hyöty koko organisaatiolle
Dokumentaatio pysyy ennallaan, mutta sitä on helpompi käyttää. Tieto, joka ennen oli "jossain niissä ohjeissa", löytyy nyt kysymällä, ja vastauksessa on lähde.
Vähemmän tukipyyntöjä
Asiantuntijoilta kysytään harvemmin samoja peruskysymyksiä, koska tekoäly ohjaa työntekijän oikeaan dokumenttiin.
Yhdenmukaisemmat vastaukset
Kaikki saavat saman tiedon samasta lähteestä, eikä kenenkään tarvitse luottaa muistinvaraisiin ohjeisiin.
Auditointi ja jäljitettävyys
Vastausten lähteet ja kysymyshistoria jäävät talteen. Niistä on apua laatu- ja turvallisuusauditoinneissa.
AI-tiedonhaku yrityksen dokumenteista · Sisäinen tieto löytyy kysymällä